Для эксплуатации и ремонта вентиляционных установок существенное значение имеет паспортизация. Паспорт по форме, указанной в нормативном документе, составляется перед пуском вентиляционной установки в эксплуатацию. В паспорт заносят технические данные вентиляционной установки согласно проекту, Данные наладки ее на проектный и оптимальные режимы, сведения о произведенных ремонтах. Качество ведения паспортов вентиляционных установок является одним из признаков нормальной производственной деятельности службы вентиляции. Однако судить о санитарно-гигиенической эффективности системы вентиляции помещения по паспортам вентиляционных установок весьма затруднительно. Поэтому при определении СГЭ обращают внимание только на паспорта аспирационных установок. В этих паспортах отражена их частная эффективность. Технические параметры, техническая эффективность установки определяются в основном по паспортам.

Все причины неэффективной работы вентиляции могут быть разделены на две группы. К первой следует отнести ошибки проектировщиков в расчетах, в назначении неполного комплекса инженерных, мероприятий (недостаточные теплоизоляция, солнцезащита, защита от сквозняков; отсутствие гидросмыва и гидроуборки; наличие источников технологических выделений без технологического газоотсоса и аспирации и т. д.), не выявленные на стадиях проектирования и контроля за качеством проектов. Для предупреждения неэффективной работы вентиляции по причинам, относящимся к первой группе, основным способом является организация полноценного контроля качества проектов вентиляции и КЗВ.

Ко второй группе относятся организационные причины. Это разного рода недостатки в работе по организации вентиляции на предприятии. К этой группе относятся, например, такие недостатки, как несвоевременный ремонт, что ведет к преждевременному износу вентиляционного оборудования и выходу его из строя; отсутствие контроля эффективности вентиляции и КЗВ; неудовлетворительное планирование материальных ресурсов, лимитов, рабочих по эксплуатации и ремонту вентиляции и др. Для устранения указанных причин неэффективной работы вентиляции необходимы организация и планирование эксплуатации и ремонтов вентиляции и комплекса инженерных мероприятий в объеме, достаточном для поддержания достигнутого уровня санитарных показателей воздуха рабочих мест и для дальнейшего их улучшения.