Техническая документация служит основанием для установления внешним осмотром комплектности машины - наличия основных агрегатов, сменного рабочего оборудования, инвентаря, инструмента и запасных частей. Основное внимание при проверке комплектности машины обращают на соответствие технических характеристик основных агрегатов и рабочего оборудования занесенным в паспорт машины. Так, если при приемке машины будет установлено, что ее двигатель имеет иную марку или номер, чем указано в паспорте, машина будет считаться некомплектной.

Техническое состояние машины определяют ее внешним осмотром и испытанием на холостом ходу, а если надо, то и под нагрузкой, в результате которых составляют акт о ее техническом состоянии и относят к одной из категорий технической годности (1-я категория - новая и не прошедшая 3-кратного времени обкатки машины; 2-я - машина, требующая текущего ремонта; 3-я - машина, требующая капитального ремонта, и 4-я - машина, предназначенная к списанию).

Объем работ по приемке-сдаче машины зависит от ее типа и сложности. В связи с тем, что при внешнем осмотре нельзя определить фактическое состояние узлов и деталей, находящихся внутри машины, в ряде случаев бывает необходимо провести операции безразборного диагностирования их технического состояния. Такие дефекты, как биение, эксцентриситет, износ и прочие, обнаруживают только при работе машины, поэтому техническое состояние машины уточняют при ее работе. Опробование машины на холостом ходу позволяет определить взаимодействие всех ее агрегатов и систем управления, а также правильность ее сборки и степень изношенности. Машину осматривают по отдельным узлам, как правило, в определенной последовательности - преимущественно по ходу кинематической цепи в направлении от двигателя к рабочим органам.